جهات الاتصال

من أجل إدارة عمل تجاري بنجاح، تحتاج إلى إدارة عمليات متعددة في وقت واحد. إحدى هذه العمليات هي إدارة جهات الاتصال. ستكون إدارة جهات اتصال العملاء والبائعين والمقاولين من الباطن والشركاء وجميع الأشخاص الآخرين المرتبطين بعملك مهمة شاقة. في مثل هذه المواقف، يمكنك طلب المساعدة من برنامج إدارة جهات الاتصال. تتيح لك وحدة جهات الاتصال في حل OTX ERP مزامنة جميع جهات الاتصال الخاصة بك في مكان واحد. ستدير هذه الوحدة جهات اتصالك وهو أمر ضروري في إدارة الأعمال. يمكنك تحديد وحدة جهات الاتصال من لوحة المعلومات الرئيسية لـ OTX. سيوجهك OTX إلى نافذة جديدة، كما هو موضح أدناه.

هذا هو عرض كانبان للوحة معلومات جهة الاتصال. وكما ترى في لقطة الشاشة، ستحصل على معاينة لجهات الاتصال المحفوظة في نظامك. إلى جانب التفاصيل الأساسية لجهة الاتصال، ستتمكن من رؤية صورة جهة الاتصال في كل ملف تعريف. في كل علامة تبويب، يمكنك ملاحظة أيقونات صغيرة تمثل عدد الفرص والأنشطة المجدولة وأوامر المبيعات وعربات التسوق والمشتريات. سيتيح لك النقر فوق أيقونة الساعة الصغيرة جدولة نشاط مع جهة الاتصال المعنية.

يعرض عرض القائمة في لوحة معلومات جهات الاتصال الاسم والهاتف والبريد الإلكتروني ومندوب المبيعات والأنشطة والمدينة والدولة والشركة. في قائمة المرشحات، ستحصل على مرشحات الأفراد والشركات وفواتير العملاء وفواتير البائعين والمقاولين من الباطن والأرشيف. يمكنك تجميع جهات الاتصال بناءً على مندوب المبيعات والشركة والدولة باستخدام خيار التجميع حسب. الآن، انقر فوق الزر جديد لإضافة جهة اتصال جديدة إلى الوحدة.

عند النقر فوق الزر "جديد"، ستحصل على عرض نموذج جديد، كما هو موضح في لقطة الشاشة أعلاه. يكون تكوين جهة اتصال جديدة مشابهًا لإضافة عميل جديد في OTX. هنا، يمكنك ذكر اسم جهة الاتصال الجديدة في المساحة المحددة. قبل إنشاء جهة الاتصال، يمكنك تحديد كيفية تسجيل جهة الاتصال في OTX. يمكنك حفظها كفرد أو شركة عن طريق تحديد الخيار المناسب من الحقل المحدد. بعد ذلك، يمكنك تقديم العنوان ومعرف الضريبة (رقم التعريف الضريبي) والهاتف والجوال والبريد الإلكتروني وموقع الويب واللغة والعلامات الخاصة بجهة الاتصال في الحقول المعنية. يمكن إضافة جهات اتصال وعناوين إضافية متعلقة بجهة الاتصال هذه إلى السجل باستخدام الزر "إضافة". سيؤدي هذا إلى فتح نافذة منبثقة كما هو موضح أدناه.

يمكن استخدام هذه النافذة المنبثقة لإضافة جهة اتصال أو عنوان فاتورة أو عنوان تسليم أو عنوان خاص أو عنوان آخر أو عنوان متابعة متعلق بجهة الاتصال الحالية. في المساحات المحددة، يمكنك ذكر اسم جهة الاتصال والعنوان والبريد الإلكتروني والهاتف والهاتف المحمول. انقر فوق الزر حفظ وإغلاق.

لإدارة عمليات المبيعات المتعلقة بالجهة، يمكنك تعيين مندوب مبيعات في علامة التبويب المبيعات والمشتريات. سيتم استخدام شروط الدفع التي ذكرتها هنا لطلبات المبيعات والفواتير الخاصة بالجهة بدلاً من الشروط الافتراضية. لمعالجة المبيعات للجهة، يمكنك تحديد قائمة أسعار مناسبة في الحقل المحدد. يمكن ذكر رمز العميل المحدد في Avalara لهذا الشريك في رمز شريك Avalara وإعفاء Avalara. يمكن استخدام الرمز المتوفر في رمز Avalara للإشارة المتبادلة في بوابة Avalara. يمكن تحديد طريقة التسليم المستخدمة لطلبات المبيعات الخاصة بهذه الجهة في حقل طريقة التسليم. تحت قسم الشراء، يمكنك إضافة شروط الدفع المستخدمة في عمليات الشراء وفواتير الموردين، ومربع 1099 (سيتم جمع عناصر دفتر اليومية لهذا الاتصال في المربع المحدد في تقرير 1099)، وطريقة الدفع المفضلة لدفع هذه جهة الاتصال، وعملة المورد في الحقول ذات الصلة. سيؤدي تنشيط تذكير الإيصال إلى إرسال بريد إلكتروني تأكيدي تلقائيًا إلى جهة الاتصال قبل تاريخ الاستلام المتوقع عن طريق مطالبة جهة الاتصال بتأكيد التاريخ المحدد.

في قسم نقطة البيع، يمكنك تعيين رمز شريطي لتحديد جهة الاتصال هذه. اضبط الوضع المالي في حقل المعلومات المالية. في قسم متنوعات، يمكنك تقديم معرف الشركة والمرجع والشركة وموقع الويب وعلامات موقع الويب والصناعة وسياسات اتفاقية مستوى الخدمة في الحقول المقابلة.

يمكن تحديد التفاصيل المطلوبة لعمليات المحاسبة الخاصة بجهة الاتصال ضمن علامة التبويب المحاسبة. باستخدام زر إضافة سطر، يمكنك ذكر البنك ورقم الحساب. يمكن ذكر حساب الدفع المستحق وحساب الدفع المستحق في حقلي الحساب المستحق والحساب الدائن على التوالي. إذا كانت جهة الاتصال هذه تستخدم أرقام التعرف الضوئي على الحروف في فواتير الموردين الخاصة بها، فيمكنك تنشيط حقل التحقق من التعرف الضوئي على الحروف للموردين. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تعيين مرجع دفع المورد الافتراضي لفواتير الموردين.

يمكن إضافة أي ملاحظات إضافية متعلقة بالجهة الاتصالية في قسم الملاحظات الداخلية.

يمكن إضافة تفاصيل تفعيل الشريك ومراجعة الشريك ضمن علامة التبويب تعيين الشريك. هنا، يمكنك ذكر مستوى الشريك، وخطة العمولة، والتفعيل، ووزن المستوى، وأحدث مراجعة للشريك، ومراجعة الشريك التالية، وتاريخ الشراكة في الحقول المقابلة. حدد الموقع الجغرافي لجهة الاتصال في المساحة المحددة.

إذا كنت تريد منح عضوية مجانية لجهة الاتصال، يمكنك تنشيط حقل العضو المجاني من علامة التبويب العضوية. يشير العضو المنتسب إلى العضو الذي تريد ربط عضويتك به. ستكون حالة العضوية الحالية لجهة الاتصال متاحة هنا. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك ملاحظة تاريخ الانضمام والعضوية والفاتورة وحالة العضوية في علامة التبويب هذه. بمجرد إكمال كل هذه الحقول، سيتم تسجيل التفاصيل تلقائيًا وسيتم إنشاء جهة اتصال جديدة.

من عرض النموذج الخاص بجهة الاتصال، ستحصل على بعض الأزرار الذكية كما هو موضح في لقطة الشاشة أعلاه. يمكن استخدام هذه الأزرار الذكية لعرض الاجتماعات المجدولة والفرص والمبيعات وطلبات نقاط البيع والاشتراكات والمشتريات والتسليم والمبلغ المدرج في الفاتورة وفواتير البائعين ودفتر حسابات الشركاء والمستندات وتفويضات الخصم المباشر. باتباع التفاصيل المذكورة في هذا القسم، يمكنك بسهولة إنشاء جهة اتصال جديدة في هذه الوحدة.

إعدادات

تتضمن قائمة التكوين في وحدة الاتصال خيارات مختلفة يمكن استخدامها لتحسين أداء الوحدة. هنا، سنوضح بالتفصيل كل من هذه الخيارات ووظائفها في وحدة الاتصال.

علامات الاتصال

من السهل تكوين العلامات الخاصة بجهات الاتصال من قائمة التكوين. ستحصل على خيار علامات جهات الاتصال من قائمة التكوين، والذي سيوجهك إلى النافذة حيث يمكنك ملاحظة العلامات التي تم تكوينها بالفعل لجهات الاتصال. وسوف يظهر اسم العرض واللون.

يمكنك استخدام الزر جديد لإنشاء علامة جديدة. سيظهر نموذج جديد كما هو موضح في الصورة أدناه حيث يمكنك تحديد اسم العلامة الجديدة في المساحة المحددة.

قم بتعيين لون للعلامة لتسهيل التعرف عليها والفئة الأساسية في الحقول المعنية. يمكنك تمكين الحقل النشط لتمكين العلامة الجديدة.

علامات الموقع

تمامًا كما قمنا بتكوين علامات الاتصال، يمكنك أيضًا إنشاء علامات موقع الويب لتصنيف جهات الاتصال لأغراض التتبع والتحليل. سيكون هذا الخيار متاحًا ضمن قائمة التكوين. إذا كنت قد أنشأت علامات موقع ويب بالفعل، فستكون مرئية في نافذة علامات موقع الويب. بخلاف ذلك، يمكنك إنشاء علامات جديدة باستخدام الزر جديد.

سيظهر سطر جديد في النافذة حيث يمكنك ذكر اسم الفئة. يمكنك تحديد الفئة من القائمة المنسدلة التي تعرض الخيارات Default وPrimary وSuccess وWatch وDanger. حدد الفئة المناسبة وانقر على زر Save (حفظ).

عنوان جهة الاتصال

لتعيين عناوين جهات الاتصال المهيئة مسبقًا، يمكنك الانتقال إلى قائمة التكوين وتحديد خيار عنوان جهة الاتصال.

بالنقر على الزر جديد، يمكنك إنشاء عنوان جهة اتصال جديد. اذكر الاختصار للعنوان في المساحة المخصصة وانقر على الزر حفظ.

الصناعات

في بعض الأحيان قد يُطلب منك ذكر الصناعات أثناء تكوين جهة اتصال جديدة في وحدة الاتصال. في مثل هذه الحالات، يمكنك تكوين الصناعات من قائمة التكوين حتى تتمكن من تحديدها بسهولة أثناء إنشاء جهات اتصال جديدة. ستكون قائمة الصناعات التي تم تكوينها مسبقًا متاحة في النافذة.

يمكنك استخدام الزر جديد لإضافة صناعات جديدة. سيظهر سطر جديد أسفل القائمة الحالية حيث يمكنك تحديد الاسم والاسم الكامل للصناعة.

التوطين

تحت علامة التبويب التوطين في قائمة التكوين، ستحصل على خيارات لمراقبة البلدان والولايات الفيدرالية ومجموعات البلدان التي تم تكوينها.

ستعرض قائمة البلدان اسم الدولة، ورمز الدولة، واسم الجمارك، ورمز الجمارك، والاختصارات الجمركية، والاستخدام على موقع eBay، وعضو Intrastat.

تعرض قائمة الولايات الفيدرالية اسم الولاية ورمز الولاية والدولة. باستخدام الزر "جديد"، يمكنك إضافة ولاية جديدة إلى هذه القائمة.

سيتوفر اسم مجموعات الدول في القائمة الخاصة بها في وحدة الاتصال. استخدم الزر "جديد" لإضافة مجموعة دول أخرى إلى هذه القائمة.

الحسابات المصرفية

يمكن حفظ تفاصيل البنك والحساب الخاصة بجهات الاتصال ضمن هذه المنصة. سيؤدي تحديد خيار البنك من قائمة التكوين إلى عرض جميع البنوك التي تم تكوينها في الوحدة.

تتضمن قائمة العرض رمز SBIF والاسم ورمز معرف البنك والدولة. لإنشاء بنك جديد، يمكنك النقر فوق الزر "جديد".

سيؤدي هذا إلى فتح عرض نموذج جديد حيث يمكنك تقديم رمز SBIF والاسم ورمز معرف البنك وعنوان البنك والهاتف والبريد الإلكتروني.

ستعرض نافذة حسابات البنك حسابات جهات الاتصال المحفوظة في نظامك.

هذه هي قائمة عرض الحسابات المصرفية. يمكنك عرض رقم الحساب والاسم والشركة وصاحب الحساب وحالة إرسال الأموال من هذه النافذة. سيؤدي النقر فوق الزر "جديد" إلى نقلك إلى عرض نموذج جديد لإضافة حساب مصرفي آخر لجهات الاتصال.

يمكنك ذكر رقم الحساب وصاحب الحساب واسم صاحب الحساب والبنك ورقم ABA/التوجيه والعملة في الحقول المقابلة. إذا كان من الممكن استخدام هذا الحساب للمدفوعات الصادرة، فيمكنك تنشيط خيار إرسال الأموال.

سيؤدي استخدام وحدة الاتصال OTX إلى تبسيط عملية إدارة جهات الاتصال. هذه الوحدة هي الحل الأمثل لشركتك لإدارة جهات الاتصال في الوقت الفعلي.