تخطيط

تعتمد المنظمات التجارية في جميع أنحاء العالم بشكل أساسي على الأنشطة المخطط لها مسبقًا. إن إنشاء عمليات مخططة مسبقًا سيضمن دائمًا بيئة عمل سلسة في الشركة. تنشأ الأنشطة المنظمة في المنظمة بشكل أساسي من الخطط التي وضعتها المكاتب. سيكون معدل نجاح تنفيذ مثل هذه الأنشطة مرتفعًا حيث يتم التخطيط لها من خلال النظر في تحليل اللوائح المختلفة للعمليات وإجراءات الشركة والتركيزات الرئيسية للشركة خلال فترة مالية. يجب أن يحافظ التخطيط دائمًا على اتصال مباشر بوظائف المنظمة. وإلا فإن الغرض الفعلي وراء التفكير في التخطيط في المنظمة يصبح بلا معنى.

 تقدم OTX حلاً آليًا لتنظيم وإدارة الأنشطة التجارية لمنظمة تجارية بشكل منهجي. برنامج إدارة الأعمال المخصص لتخطيط الموارد هذا قادر على إدارة جميع أنشطتك التجارية باستخدام أحدث التقنيات. سيحصل المستخدمون على وحدة التخطيط في نظام OTX ERP للتخطيط لأنشطتهم بناءً على مخطط التقويم. يمكن للمرء جدولة الأنشطة المتعلقة بعمليات الشركة بسهولة عن طريق التحقق من التاريخ والوقت المتاحين. ستسمح لك ميزة التكامل التي توفرها الوحدة بتوسيع الوظائف من خلال التكامل مع وحدات أخرى في OTX، مثل الموظف وكشوف المرتبات والحضور والمشروع والتصنيع وغير ذلك الكثير.

الجدولة

عند اختيار وحدة التخطيط من لوحة التحكم الرئيسية للوحدة، سيتم توجيهك إلى منصة الجدولة للوحدة. تم تصميم هذه المنصة بنمط تقويمي حتى تتمكن من جدولة أنشطتك بسهولة وفقًا للتاريخ المتاح.

يمكنك جدولة الأنشطة حسب المورد والدور والمشروع وطلب المبيعات. تُظهر لقطة الشاشة الجدول حسب المورد. يمكنك عرض الخطط بناءً على اليوم والأسبوع والشهر والسنة. يمكنك تحديد طريقة عرض مناسبة وفقًا لراحتك. يمكن ملاحظة جدول كل شخص من الموارد هنا.

للحصول على معاينة للجدول، يمكنك وضع المؤشر على جدول معين. وكما هو موضح في لقطة الشاشة أعلاه، ستعرض المعاينة تفاصيل الجدول. ويمكنك العثور على علامة حمراء صغيرة على الجدول إذا كان الموظف يعمل في أكثر من وردية في نفس الوقت.

بجوار حقل الشخص المسؤول، ستحصل على إجمالي ساعات العمل التي قضاها الموظف بناءً على اليوم أو الأسبوع أو الشهر أو السنة المحددة. يمكن استخدام زر تخطيط الطلبات لتعيين طلبات المبيعات غير المخصصة للموظفين المتاحين. إذا كنت تريد نسخ الوردية من العام السابق، فيمكنك استخدام خيار نسخ الأسبوع السابق. سيؤدي النقر فوق الزر نشر إلى ظهور نافذة منبثقة.

يمكن استخدام هذه النافذة لإرسال التخطيط عبر البريد الإلكتروني إلى الموارد المذكورة.

يمكن استخدام الزر جديد للتخطيط لنشاط جديد. يمكنك أيضًا استخدام الرمز + الذي يظهر على الشاشة أثناء وضع المؤشر على أي تاريخ معين. سيؤدي هذا إلى فتح نافذة منبثقة كما هو موضح أدناه.

سيتوفر اسم المورد والدور في النافذة. إذا لم يكن الأمر كذلك، فيمكنك ذكر البيانات في الحقول المقابلة. حدد المشروع وعنصر طلب المبيعات الذي سيتم التخطيط لهذا النشاط من أجله. لتكرار الجدول، يمكنك تنشيط حقل التكرار. تؤثر التعديلات التي يتم إجراؤها على وردية ما على الوردية الحالية فقط وليس على الورديات الأخرى التي تشكل جزءًا من التكرار. وينطبق الأمر نفسه عند حذف وردية متكررة. يمكنك تعطيل هذا الخيار لإيقاف التكرار. لحفظ الوردية كقالب، قم بتنشيط خيار حفظ كقالب. سيكون التاريخ والوقت المخصص والشركة متاحين في الحقول ذات الصلة. يمكنك إضافة أي ملاحظة إضافية في المساحة المحددة وسيتم إرسالها إلى الموظف مع تفاصيل الجدول. يمكنك استخدام زر حفظ لحفظ الوردية واستخدام زر نشر وإرسال لأداء الإجراءات ذات الصلة.

هنا، ستحصل على "الوردات المفتوحة" و"ورداتي" و"فريقي" و"قسمي" و"دوري" و"مشروعي" و"طلبات المبيعات" و"الوردات المتضاربة" و"الموظفون في إجازة" و"لا توجد جداول زمنية" و"الموظفون البشريون" و"المواد" و"القابلة للفواتير" و"غير القابلة للفواتير" و"المسودة" و"المنشورة" و"للإرسال" و"المستقبل" و"الأسبوع القادم" و"هذا الأسبوع" و"غدًا" و"اليوم" و"الأمس" و"الأسبوع الماضي" و"الماضي" كمرشحات افتراضية في هذه المنصة. ضمن خيار "التجميع حسب" ستحصل على خيارات "القسم" و"المدير" و"المورد" و"الدور" و"طلب المبيعات" و"عنصر طلب المبيعات" و"المشروع" و"الشركة" و"تاريخ البدء" و"تاريخ الانتهاء".

كما ذكرنا سابقًا، سيكون نمط الجدول الزمني نفسه متاحًا استنادًا إلى الدور والمشروع وترتيب المبيعات في القوائم حسب الدور، وحسب المشروع، وحسب ترتيب المبيعات، على التوالي.

تخطيطي

في وحدة التخطيط، سيحصل المستخدم على قائمة مخصصة تسمى تخطيطي، حيث يمكنه مراقبة جداوله. يمكنك استخدام هذه المنصة لعرض جدولك بالكامل في لمحة. سيساعدك هذا في جدولة أنشطتك دون أي تداخل.

ستحصل على التفاصيل اللازمة لنوباتك من هذه النافذة. سيتم تنظيم الجداول في هذه النافذة وفقًا للتاريخ والوقت المخطط لهما. سيحصل المستخدم على معلومات حول الورديات المنشورة هنا. سيساعد التنظيم المنهجي للجدول الموظف على تحديد الورديات المتداخلة بسهولة.

فتح التحولات

قد تكون هناك مواقف لا يستطيع فيها الموظف إنهاء العمل المخصص له في الوقت المحدد بسبب بعض المشكلات الفنية أو الشخصية. بغض النظر عن الموقف، فمن الضروري إكمال النشاط المجدول لتحقيق هدف الشركة. في مثل هذه الحالات، تقدم OTX خيارًا لجدولة الأنشطة المعلقة في نوبات مفتوحة.

إذا لم يتمكن الموظف المعين من إنهاء العمل في التاريخ المحدد، فيمكن للآخرين تولي الوردية وإكمال النشاط المجدول. تسمى هذه الميزة الورديات المفتوحة في وحدة تخطيط OTX.

من الممكن السماح للموظفين بإلغاء تعيين أنفسهم من الأنشطة المخصصة لهم في وحدة تخطيط OTX.

للقيام بذلك، يمكنك تنشيط خيار السماح بإلغاء التعيين. سيؤدي تنشيط هذا الخيار إلى السماح للموظفين بإلغاء تعيين أنفسهم من الورديات. يمكن للمسؤول تحديد موعد نهائي هنا. من خلال القيام بذلك، يمكن تنفيذ إلغاء التعيين حتى الموعد النهائي.

القواعد

إن تعيين أدوار مختلفة للموظفين سيساعدهم على الحصول على فهم واضح لواجباتهم ومسؤولياتهم التي يجب أن يؤدوها وفقًا للدور المعين. من خلال القيام بذلك، يمكن للمسؤول تعيين الأنشطة بسهولة للموظفين وفقًا لأدوارهم. سيوفر ذلك منظورًا حول النشاط الذي يجب أن يؤدوه من خلال تولي الدور. يمكنك تكوين مثل هذه الأدوار من قائمة التكوين في الوحدة. ضمن قائمة التكوين، يمكن للمستخدم العثور على خيار الأدوار كما هو موضح في الصورة أدناه.

يعرض عرض القائمة اسم الأدوار والموارد والخدمات الخاصة بها. يمكنك إنشاء دور جديد باستخدام الزر جديد.

عند النقر على الزر "جديد"، ستحصل على سطر جديد أسفل القائمة المتاحة. هنا، يمكنك تقديم اسم الدور في المساحة المحددة. في حقل الموارد، يمكنك تعيين موظفين لهذا الدور. يمكن تحديد الخدمات التي توفرها الموارد بموجب هذا الدور في الحقل المعني. يمكنك تعيين ألوان مختلفة لأدوار مختلفة لغرض التعريف السريع.

المواد

في وحدة تخطيط OTX 16، ستحصل على خيار جديد ضمن قائمة التكوين والذي يمكن استخدامه لتكوين المواد المطلوبة أو المستخدمة في نشاط مجدول. لتكوين مثل هذه المواد، يمكنك الانتقال إلى قائمة التكوين وتحديد خيار المواد.

هنا، يمكنك ملاحظة قائمة المواد التي تم إنشاؤها بالفعل مع اسمها وأدوارها والشركة وساعات العمل المرنة ووقت العمل. لإضافة مادة جديدة، انقر فوق الزر جديد. سيؤدي هذا إلى فتح سطر جديد أسفل القائمة المتاحة. أدخل اسمًا للمادة في الحقل المحدد. في الحقول ذات الصلة، يمكنك ذكر الأدوار والشركة وساعات العمل المرنة ووقت العمل. لا تنس النقر فوق الزر "حفظ" لحفظ المادة التي تم إنشاؤها حديثًا.

قوالب التحويل

في وقت إنشاء جداول زمنية جديدة، من الممكن إضافة قوالب ورديات في وحدة تخطيط OTX. ومن خلال القيام بذلك، ستتم إضافة البيانات المهيأة مسبقًا والمتوفرة في القالب تلقائيًا إلى الجدول الزمني الجديد. سيوفر لك هذا الوقت الذي تقضيه في ذكر التفاصيل يدويًا. في OTX، ستحصل على خيار حفظ جدول زمني جديد كقالب أثناء وقت التكوين. يمكنك أيضًا إنشاء قالب وردية جديد من قائمة التكوين في الوحدة. للقيام بذلك، انتقل إلى قائمة التكوين وحدد خيار قالب الوردية.

يمكنك ملاحظة قوالب المناوبة التي تم تكوينها بالفعل هنا مع الساعات والقواعد والمشروع. انقر فوق الزر جديد لإنشاء قالب مناوبة جديد.

سيظهر عرض نموذج جديد كما هو موضح في الصورة. هنا، يمكنك ذكر الساعات المخطط لها والمدة والدور والمشروع في الحقول المخصصة.

التقارير

يمكن استخدام منصة تحليل التخطيط المتوفرة ضمن قائمة التقارير لتحليل الأنشطة المجدولة باستخدام وحدة التخطيط.

هذا هو عرض المحور للتقرير. يمكنك استخدام المرشحات المناسبة والتجميع حسب الخيارات على هذه المنصة للحصول على التقارير المطلوبة. يمكنك تغيير مقاييس التقارير باستخدام قائمة المقاييس.

ستساعدك وحدة التخطيط التي تقدمها OTX 16 في تبسيط عمليات الجدولة الخاصة بالشركة بطريقة فعالة.