طلب عرض أسعار

إذا كنت تريد شراء أي منتج من مورد معين، فيمكنك إرسال عرض أسعار إلى هذا المورد حتى تتمكن من الحصول على فكرة واضحة بشأن المنتجات وخدماتها. يمكنك الاعتماد بشكل كامل على وحدة الشراء OTX 16 لإنشاء مثل هذه الطلبات للحصول على عروض الأسعار. ستتيح لك OTX إرسال طلبات للحصول على عروض أسعار إلى بائعين متعددين مما سيساعدك في تحديد أفضل مزود خدمة لشرائك.

في وحدة شراء OTX، ستحصل على منصة منفصلة لإدارة جميع طلبات عروض الأسعار التي تم إنشاؤها في الوحدة. ستتمكن من الوصول إلى هذه المنصة من قائمة الطلبات. كما هو موضح في الصورة أدناه، ستنظم OTX جميع طلبات عروض الأسعار الخاصة بك بطريقة منهجية حتى تتمكن من مراقبة جميع العمليات بسهولة دون أي فوضى.

في لقطة الشاشة أعلاه، ستحصل على عرض قائمة لطلب عرض الأسعار مع معلومات المرجع والبائع والشركة والمشتري والموعد النهائي للطلب والأنشطة والمستند المصدر والإجمالي وحالة كل طلب عرض أسعار. وبصرف النظر عن عرض القائمة، يمكن للمستخدم تحويل عرض المنصة إلى عروض كانبان وPivot وGraph وCalendar وActivity أيضًا بناءً على الطلب.

إن توفر الميزات الافتراضية والقابلة للتخصيص في خيار "المرشحات" و"التجميع حسب" سوف يفيدك في تبسيط عملية البحث. يمكنك بسهولة تحديد موقع البيانات المطلوبة من طلبات عروض الأسعار المتاحة باستخدام خيارات الفرز هذه في غضون ثوانٍ.

كما هو موضح في الصورة أعلاه، ستتمكن من الحصول على عدد جميع طلبات عروض الأسعار بالإضافة إلى طلبات عروض الأسعار الخاصة بي (طلبات عروض الأسعار التي أنشأتها أو تم تعيينها لك) في نافذة طلب عروض الأسعار. ستعرض هذه الحقول العدد الإجمالي لطلبات عروض الأسعار التي سيتم إرسالها إلى البائعين المعنيين وطلبات عروض الأسعار التي تنتظر التأكيد من البائعين وطلبات عروض الأسعار المتأخرة بشكل منفصل. بالإضافة إلى ذلك، ستحصل على تفاصيل متوسط ​​قيمة الطلب، والمشتريات في الأيام السبعة الماضية (إجمالي كمية المنتجات التي تم شراؤها في غضون الأيام السبعة الماضية)، والمهلة الزمنية للشراء (متوسط ​​المهلة الزمنية بالأيام من تأكيد أوامر الشراء إلى الشراء)، وطلبات عروض الأسعار المرسلة في الأيام السبعة الماضية (إجمالي عدد طلبات عروض الأسعار المرسلة في غضون الأيام السبعة الماضية).

يمكن استخدام رمز النجمة الموجود على الجانب الأيسر من عرض القائمة لتحديد أولويات طلبات عروض الأسعار الخاصة بك.

 توفر OTX طريقة سهلة للتواصل مع المشتري من خلال معاينة طلبات عروض الأسعار نفسها. سيؤدي النقر فوق اسم المشتري إلى فتح مربع دردشة في النافذة كما هو موضح في الصورة أعلاه والذي سيساعدك على التواصل مع المشتري.

الآن، دعنا نناقش إنشاء طلب جديد للحصول على عروض أسعار. إذا كنت تريد إجراء تغييرات في طلبات عروض الأسعار التي تم إنشاؤها بالفعل، فيُسمح لك بتحديد الطلب المطلوب من القائمة المقدمة واستخدام زر تحرير. هنا، نناقش تكوين طلب عرض أسعار جديد. لذلك، تحتاج إلى النقر فوق الزر إنشاء وسيقودك OTX إلى نافذة إنشاء جديدة كما هو موضح أدناه.

لقد ناقشنا بالفعل تكوين البائعين في القسم السابق. هنا، ستحصل على قائمة البائعين الذين تم تكوينهم في وحدة الشراء في حقل البائعحيث يمكنك تحديد البائع المناسب الذي تهتم به. في حقل مرجع البائع، يمكنك ذكر مرجع أمر المبيعات أو العرض الذي أرسله البائع. يتم استخدامه لإجراء المطابقة عند استلام المنتجات حيث يتم كتابة هذا المرجع عادةً في أمر التسليم الذي يرسله البائع. في حقل اتفاقية الشراء، يمكنك تحديد مسودة اتفاقية متفق عليها من قبل الطرفين. في OTX، ستحصل على منصة إضافية لإدارة وتكوين اتفاقيات الشراء والتي سنناقشها لاحقًا. يمكن تحديد العملة المناسبة لإجراءات الشراء الخاصة بك في الحقل المقابل. يصور حقل الموعد النهائي للطلب التاريخ الذي يجب تأكيد عرض الأسعار خلاله وتحويله إلى أمر شراء. يشير تاريخ الوصول المتوقع إلى تاريخ التسليم الذي يقدمه المورد. يمكنك أن تطلب من المورد تأكيد التاريخ عن طريق إرسال بريد إلكتروني تلقائي للتأكيد بمساعدة زر "اطلب التأكيد". سيحدد نوع اختيار المخزون المذكور في حقل "التسليم إلى" نوع عملية الشحنة الواردة.

يمكنك تحديد المنتجات التي تريد شراءها من البائع المعني ضمن علامة التبويب المنتجاتباستخدام الزر إضافة منتج.

سيتضمن خط المنتج تفاصيل المنتج والوصف والكمية ووحدة القياس وسعر الوحدة والضرائب والمجموع الفرعي. بعد إضافة جميع المنتجات، سيظهر المبلغ الإجمالي للشراء ضمن علامة التبويب "المنتجات" على الجانب الأيمن من الشاشة. تُستخدم أزرار إضافة قسم وإضافة ملاحظة لإضافة أقسام وملاحظات ضمن علامة التبويب "المنتجات" على التوالي. سيكون هناك حقل إضافي متاح في علامة التبويب هذه لتحديد الشروط والأحكام المستخدمة لهذا الشراء.

يمكن إضافة تفاصيل إضافية بخصوص عرض الأسعار ضمن علامة التبويب معلومات أخرى. هنا، يمكنك تحديد اسم المشتري والشركة ومستند المصدر في الحقول ذات الصلة. إذا تم تنشيط حقل طباعة شبكات المتغيرات، فسيتم عرض مصفوفة المنتجات القابلة للتكوين في تقرير هذا الطلب. في حقل شروط التجارة الدولية، يمكنك تحديد المصطلح التجاري الدولي وهو عبارة عن سلسلة من المصطلحات التجارية المحددة مسبقًا المستخدمة في المعاملات الدولية جنبًا إلى جنب مع موقع شروط التجارة الدولية. يمكن تحديد نوع الشراء على أنه شراء أو عمولة وفقًا للاتفاقية في حقل نوع الشراء. يمكن تحديد شروط الدفع والمواقف المالية المستخدمة لعملية الشراء هذه في الحقول المقابلة.

علامة التبويب "البدائل" هي ميزة جديدة في وحدة الشراء في إصدار OTX 16. هنا، يمكنك إضافة أوامر شراء بديلة بنفس المنتجات من بائعين مختلفين. ستساعدك علامة التبويب هذه في إنشاء دعوة لتقديم العطاءات عن طريق إضافة طلبات بديلة للحصول على عروض أسعار من موردين مختلفين. يمكنك إنشاء خياراتك عن طريق اختيار أفضل مزيج من مهلة التسليم ومرجع OTD والمبلغ الإجمالي.

من خلال مقارنة خطوط المنتجات من موردين مختلفين، يمكنك بسهولة أن تقرر طلب بعض المنتجات من بائع واحد ومنتجات أخرى من بائع آخر. لإنشاء بدائل، يمكنك النقر فوق الزر إنشاء بديل الذي سيفتح معالجًا كما هو موضح أدناه.

هنا، يمكنك اختيار بائع لطلب الشراء البديل. يمكن تنشيط خيار نسخ المنتجات لنسخ كميات المنتجات من طلبات الشراء الأصلية. الآن، انقر فوق الزر إنشاء بديل. بمجرد إكمال إنشاء طلبات الشراء البديلة، سيتم إدراجها ضمن علامة التبويب البدائل كما هو موضح أدناه.

باستخدام زر الارتباط بطلب عرض أسعار موجود، من الممكن ربط أوامر الشراء بطلبات شراء بديلة أخرى. عند النقر فوق هذا الزر، ستظهر نافذة منبثقة لاختيار البدائل. يمكنك اختيار البدائل المناسبة من هذه النافذة المنبثقة وإضافتها إلى علامة التبويب البدائل.

يتيح لك تطبيق OTX مقارنة خط الإنتاج بمساعدة زر مقارنة خطوط الإنتاج. سيؤدي النقر فوق هذا الزر إلى توجيهك إلى نافذة مقارنة حيث ستحصل على عرض قائمة أوامر الشراء البديلة مع تفاصيل المنتج والبائع ومرجع OTD والوصف ووقت الوصول المتوقع والكمية ووحدة القياس وسعر الوحدة والإجمالي والعملة.

يمكنك الاختيار من بين البدائل بدلاً من أمر الشراء الأصلي من خلال النقر على زر اختيار. سيساعدك زر مسح على إلغاء البدائل.

بعد إكمال جميع الحقول في نموذج طلب عرض الأسعار، يمكنك الآن النقر على زر حفظ.

استخدم زر إرسال عبر البريد الإلكتروني لإرسال طلب عرض الأسعار هذا إلى البائع المعني عبر البريد. بمجرد النقر فوق هذا الخيار، ستنشئ OTX قالب بريد إلكتروني تلقائيًا كما هو موضح أدناه حيث يمكنك إضافة اسم المستلمين في حقل المستلمون. يمكنك إضافة مرفقات إضافية إلى البريد باستخدام زر المرفقات.

انقر فوق الزر إرسال لإرسال البريد إلى المستلمين المذكورين.

بعد إرسال طلب عرض الأسعار إلى البائعين المعنيين، يمكنك العثور على حالته على أنها تم إرسال طلب عرض الأسعار. إذا كنت تريد إلغاء الطلب، فيُسمح لك باستخدام زر إلغاء. باستخدام زر طباعة طلب عرض الأسعار، سيسمح لك OTX بطباعة طلب عرض الأسعار. ستظهر لك نافذة منبثقة لتعيين تخطيط المستند.

هنا، يمكنك تحديد تخطيط مناسب وخط وشعار الشركة والألوان وخلفية التخطيط وشعار الشركة وتفاصيل الشركة والتذييل وتنسيق الورق. ستظهر معاينة المستند بناءً على الخيار الذي حددته على الجانب الأيمن من المعالج. سيؤدي النقر فوق الزر حفظ إلى طباعة مستندك في غضون ثوانٍ.

لقد قمنا بتفصيل إنشاء طلب عرض الأسعار في وحدة الشراء، والآن سنلقي نظرة على إدارة طلب الشراء في OTX.