تقارير المتابعة

تقارير المتابعة

ستساعدك تقارير المتابعة في OTX على تحديد وإدارة المدفوعات المتأخرة. يتيح لك OTX إرسال تذكيرات إلى العملاء المعنيين في الموعد المحدد. سيعرض خيار تقارير المتابعة المتوفر ضمن قائمة العملاء قائمة العملاء الذين لديهم مدفوعات متأخرة. قبل إرسال التذكيرات إلى العملاء، يسمح لك OTX بمطابقة جميع كشوف الحسابات المصرفية حتى تتمكن من تجنب إرسال تذكيرات إلى العملاء الذين تم دفع مستحقاتهم بالفعل.

توفر قائمة عرض التقارير تفاصيل بشأن الاسم والمسؤول والتذكيرات وحالة المتابعة والتذكير التالي ومستوى المتابعة والإجمالي المستحق وإجمالي المتأخرات والشركة والأنشطة.

يمكنك استخدام الخيارات الافتراضية وكذلك القابلة للتخصيص مثل المرشحات والتجميع حسب خيارات الفرز المميزة في لقطة الشاشة أعلاه.

للحصول على عرض تفصيلي للتقرير المتأخر، يمكنك تحديد التقرير المطلوب من القائمة.

في هذه النافذة، ستحصل على قائمة الفواتير المتأخرة مع تفاصيل التاريخ ورقم الفواتير وتاريخ الاستحقاق والأصل والتاريخ المتوقع والمبلغ المتبقي. إذا كنت تريد استبعاد أي من الفواتير من أنشطة المتابعة، فيمكنك تمكين زر استبعاد من عمليات المتابعة الموجود في كل سطر فاتورة. سيعرض حقل التذكير التالي التاريخ الذي يجب اتخاذ إجراء المتابعة التالي قبله. يتم ذكر المستخدم المعين المسؤول عن أنشطة المتابعة في حقل المسؤول. يقدم الزر الذكي العميل تفاصيل العميل ويقدم الزر الفواتير قائمة الفواتير التي تم إنشاؤها لهذا العميل المعين. باستخدام الزر التوفيق، يمكنك التوفيق بين مدفوعات العميل والبنك.

يمكنك اتخاذ إجراء متابعة بالضغط على زر المتابعة. ستتلقى بريدًا إلكترونيًا تلقائيًا لإرسال تذكير إلى العميل مع المرفقات الخاصة بالفواتير المتأخرة المقابلة.

بالنقر على زر الإرسال، يمكنك إرسال تقارير المتابعة إلى عنوان المتابعة المذكور. سيتم تشغيل الإجراء تلقائيًا بناءً على عدد الأيام المتأخرة.

في قائمة التكوين في وحدة المحاسبة، ستحصل على زر مستويات المتابعة لتكوين مستويات مختلفة لإجراءات المتابعة.

تُظهر معاينة القائمة الوصف والنشاط والشركة لكل مستوى متابعة. ويمكن رؤية عدد الأيام بعد تاريخ استحقاق الفاتورة التي يجب الانتظار قبل إرسال تذكير في حقل أيام الاستحقاق. ويمكن ملاحظة تمكين أو تعطيل الحقول "إرسال بريد إلكتروني" و"إرسال رسالة نصية قصيرة" و"إرسال خطاب" و"تلقائي" وفقًا للإجراءات التي تم تكوينها على المستوى المقابل.

انقر فوق الزر إنشاء لإنشاء مستوى متابعة جديد. يمكنك تحديد وصف مستوى المتابعة في حقل الوصف وتعيين أيام الاستحقاق في المساحة المحددة.

تحت علامة التبويب الإشعارات، يمكنك تمكين الإجراءات ليتم اتخاذها كأنشطة متابعة. من خلال تنشيط أزرار إرسال بريد إلكتروني وإرسال خطاب، ستحصل على حقل إضافي يسمى قالب المحتوى حيث يمكنك ذكر قالب المحتوى للبريد والخطاب. وبالمثل، فإن تنشيط إرسال رسالة نصية قصيرة يمنح خيارًا إضافيًا لتحديد قالب الرسائل النصية القصيرة. إذا كنت تريد أتمتة أنشطة المتابعة، فيمكنك تنشيط خيار تلقائي. يمكن تمكين ميزة إرفاق الفواتير لإرفاق الفواتير المتأخرة عبر البريد الإلكتروني.

تُظهر علامة التبويب النشاط خيار جدولة النشاط الذي يمكنك تنشيطه إذا كنت تريد التخطيط للأنشطة المجدولة في تقارير المتابعة.

في حقل المسؤول، يمكنك تحديد الشخص الذي يمكن تعيين هذا النشاط له. يمكنك تعيين مسؤول المتابعة أو مندوب المبيعات المذكور في الفاتورة أو مدير الحساب كمسؤول. حدد نوع النشاط المناسب من القائمة المنسدلة وحدد ملخصه في المساحة المحددة. يمكن إضافة ملاحظات إضافية تتعلق بالنشاط المجدول في حقل ملاحظات النشاط.

هذه هي الطريقة التي تدير بها وحدة المحاسبة OTX تقارير المتابعة. الآن، دعنا نتحقق من خيار تفويضات الخصم المباشر في الوحدة.