رقمنة المستندات

يمكن استخدام ميزة رقمنة المستندات في وحدة المحاسبة OTX لتحويل مستندات PDF أو الممسوحة ضوئيًا إلى صيغة رقمية باستخدام التعرف الضوئي على الحروف والذكاء الاصطناعي. باستخدام هذه الميزة، يمكنك إدارة فواتير البائعين بسهولة على أساس يومي. تتيح لك جمع جميع المستندات في نفس المكان، وسيتم دمج كل شيء في قاعدة البيانات الخاصة بك. باستخدام التعرف الضوئي على الحروف، سيتم التعرف تلقائيًا على جميع المستندات وملؤها في قاعدة بيانات OTX الخاصة بك. يمكنك تنشيط هذه الميزة من قائمة الإعدادات في وحدة المحاسبة.

بعد تفعيل هذه الميزة، يمكنك تحديد كيفية رقمنة فواتير البائعين وفواتير العملاء. يمكنك تعيين الخيارات على عدم الرقمنة أو الرقمنة عند الطلب فقط أو الرقمنة تلقائيًا وفقًا لمتطلباتك. ستكون هذه الميزة مفيدة في ترميز فواتيرك الورقية تلقائيًا في فواتير البائعين وفواتير العملاء في وحدة المحاسبة الخاصة بك. يمكن تفعيل سطر الفاتورة الفردي لكل ضريبة للحصول على سطر فاتورة واحد فقط لكل ضريبة.

يمكنك تحميل الفواتير يدويًا أو إرسال مستندات ممسوحة ضوئيًا باستخدام اسم مستعار للبريد الإلكتروني. يمكنك استخدام زر التحميل المتوفر على منصات فواتير العملاء وفواتير الموردين في وحدة المحاسبة OTX لتحميل فاتورة أو فاتورة إلى نظامك.

هنا، سنقوم بتحميل فاتورة العميل باستخدام زر تحميل المتوفر في قائمة الفواتير. بمجرد إكمال العملية، سيتم معالجة المستند تلقائيًا وفقًا لإعداداتك وسيتم ملء التفاصيل تلقائيًا في حقول الفاتورة كما هو موضح أدناه.

لإجراء العملية يدويًا، يمكنك النقر فوق زر الإرسال للرقمنة.

بمجرد استخراج التفاصيل من ملف PDF أو المستند الممسوح ضوئيًا إلى نظامك، يمكنك التحقق من البيانات وإجراء التصحيحات إذا لزم الأمر. تذكر أنك بحاجة إلى شراء الاعتمادات لاستخراج البيانات من الفواتير.