التقويم

من الضروري عقد اجتماعات وقرارات معينة من أجل تعزيز العلاقة بين الموظفين والعاملين في الشركة. يعد التخطيط الجيد والجدولة الزمنية للأنشطة أمرًا ضروريًا لمثل هذه الأنواع من الاجتماعات. وتساعدك مثل هذه الاجتماعات في إجراء الاجتماع بشكل جيد في الشركة من أجل نجاح الشركة. توجد وحدة التقويم في برنامج OTX، والتي تساعدك على عقد أنواع منظمة جيدًا من الاجتماعات الداخلية والخارجية. يمكن إجراء العملية في خطوات واحدة.

في الصفحة الرئيسية لوحدة التقويم، ستجد الاجتماعات التي تم إنشاؤها والمجدولة لأيام مختلفة من الشهر. إذا كنت تريد معرفة اجتماعات يوم معين، فما عليك سوى الانتقال إلى تاريخ معين ومعرفة الاجتماع المقرر في هذا التاريخ المحدد.

على الجانب الأيمن من الصفحة، ستجد الأشخاص الذين سيحضرون الاجتماع المقرر. يمكنك تقديم الحاضرين الجدد إلى الاجتماع باستخدام الرمز + المقدم. سيتم فهم التفاصيل الإضافية المتعلقة بالاجتماع باستخدام اختيار الاجتماع المحدد الذي تريد معرفة المزيد عنه.

عند تحديد اجتماع معين، ستحصل على تفاصيل إضافية، مثل وصف الاجتماع والخصوصية والعلامات ذات الصلة. يمكنك الاستفادة من أيقونة التحرير إذا كان عليك إجراء المزيد من التحرير على الاجتماع المجدول في التاريخ المحدد.

لكي تتمكن من عقد اجتماع مماثل، ما عليك سوى الانتقال إلى تاريخ معين لتحديد موعد الاجتماع. وعند تحديد تاريخ، ستظهر لك نافذة يتعين عليك فيها تقديم بعض التفاصيل على النحو التالي.

في هذه النافذة الصغيرة، يمكنك تحديد موضوع الاجتماع في المساحة المخصصة لذلك. ثم انقر على أيقونة التحرير الموجودة في النافذة؛ ثم ستظهر لك صفحة كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه.

عند تقديم موضوع الاجتماع، لديك علامة التبويب تفاصيل الاجتماع والخيارات لتقديم بعض البيانات. ضمن خيار تفاصيل الاجتماع، يمكنك تقديم تاريخ بدء الاجتماع وتاريخ انتهائه في المساحة المخصصة. يمكن تقديم مدة الاجتماع في المساحة المخصصة. يمكن تشغيل خيار طوال اليوم إذا كان من المقرر عقد الاجتماع كل يوم. يمكنك ذكر المنظم وتقديم وصف للاجتماع الذي ستقوم بجدولته في المساحات المخصصة. يساعدك خيار البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة في إرسال الإشعار بشأن الاجتماع إلى الحاضرين الذين سيحضرون هذا الاجتماع. يمكنك أيضًا الاحتفاظ بالتذكيرات وتوفير مساحة للاجتماع في خيار الموقع وعنوان URL لمكالمة الفيديو، ويمكنك أيضًا إضافة اجتماعات OTX أيضًا. يمكن إضافة العلامات ذات الصلة في المساحة المخصصة.

تحت علامة التبويب "الخيارات"، يمكنك تشغيل خيار التكرار، إذا كان من الضروري تكرار الاجتماع في فترة زمنية معينة.

هنا، لديك مساحة لجعل الاجتماع عامًا أو خاصًا ضمن خيار الخصوصية. يمكن أيضًا تعيين حالة الحاضرين على "مشغول" إذا لزم الأمر. الآن، لديك علامة تبويب "دعوة" للحصول على تفاصيل الحاضرين في الاجتماع.

كما ترى، ضمن خيار الدعوة، ستحصل على مساحة لتقديم اسم الحضور والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف. ستحصل على حالة الدعوة كقبول أو رفض أو تتطلب إجراءً. أخيرًا، انتقل إلى أيقونة الحفظ. يمكن أيضًا جدولة اجتماع باستخدام أيقونة الإضافة في الصفحة الرئيسية. يمكنك أيضًا مزامنة تقويمك مع جوجل.

ولتحقيق هذه الغاية، لديك خيار الاتصال بـ Google في الصفحة الرئيسية لوحدة التقويم.

هنا، يمكنك وضع علامة عليه باسم Google أو Outlook. يساعدك الخيار على مزامنة التقويم مع تقويم Google. يمكنك تقديم معرف العميل وسر العميل. ثم انتقل إلى خيار الاتصال. وبذلك، سيتم توصيلك بتقويم Google.

المواعيد اونلاين

عند النظر إلى تواجد الموظفين والعملاء في الشركة، يمكنك بسهولة ترتيب المواعيد عبر الإنترنت ضمن وحدة التقويم في برنامج OTX ERP. عند الانتهاء من تثبيت وحدة المواعيد في OTX، والتي تتوفر في متجر تطبيقات برنامج OTX، يمكنك بسهولة تنظيم وإدارة المواعيد. تساعدك ميزتها في تقليل المخاطر في الاجتماعات مع الموظفين وغيرهم. ستحصل على الخيار على الصفحة الرئيسية لوحدة التقويم نفسها. توفر الصفحة معلومات معينة، كما هو موضح أدناه.

كما ترى في لقطة الشاشة أعلاه، ستحصل على قائمة بالمواعيد التي تم إنشاؤها بالفعل عبر الإنترنت. ولإجراء مثل هذا النوع من المواعيد، ما عليك سوى الانتقال إلى أيقونة "إنشاء"، كما هو موضح في الصورة أعلاه.

في صفحة الإنشاء، ستحصل على بعض المساحة لتقديم بيانات معينة بخصوص إنشاء المواعيد عبر الإنترنت. يجب عليك تقديم اسم للموعد ضمن خيار عنوان الموعد. يمكن تقديم مدة الاجتماع ضمن خيار المدة. يمكنك ترتيب جدولة الاجتماع وفقًا للوقت المستغرق للموعد في المساحة المخصصة. يمكنك أيضًا الاستفادة من خيار السماح بالإلغاء لإلغاء الموعد في الفترة الزمنية المحددة. يمكن إعطاء المستخدمين، ويمكن تعيين عرض الواجهة الأمامية على عدم وجود صورة أو إظهار صور المستخدمين.

تحت علامة التبويب "التوفر"، يمكنك توفير الأيام المتاحة في الأسبوع للموعد بمساعدة خيار "إضافة سطر".

تحت علامة التبويب "الخيارات"، ستحصل على بعض الخيارات، مثل خيار المنطقة الزمنية والموقع وخيار تحديد ساعات العمل، وخيار إنشاء الفرص، بالإضافة إلى التذكيرات لإضافتها في المساحات المخصصة. يمكنك أيضًا إرسال الموعد إلى الشخص الذي حددته في خيار "نسخة إلى".

كما هو موضح في الصورة أعلاه، ستحصل على علامة تبويب الأسئلة، والتي تساعدك على إضافة الأسئلة المتعلقة بالموعد الذي ستعقده، ولإدراج الأسئلة، يمكنك الانتقال إلى خيار إضافة سطر، والذي يقودك إلى صفحة جديدة، كما هو موضح أدناه.

في صفحة إنشاء الأسئلة، يمكنك ذكر الأسئلة في المساحة المخصصة لذلك. يمكن تعيين نوع السؤال على أنه نص سطر واحد، أو نص متعدد الأسطر، أو قائمة منسدلة، أو زر اختيار، أو مربعات اختيار. يمكنك توفير العنصر النائب وتفعيل خيار الإجابة المطلوبة إذا كانت الإجابة على السؤال ضرورية.

الآن، علامة التبويب التالية في صفحة إنشاء الموعد عبر الإنترنت هي الرسالة. يساعدك الخيار على إضافة مقدمة وتأكيد بناءً على الموعد الذي ستحدده. عند إكمال عملية الإنشاء، يمكنك الانتقال إلى أيقونة الحفظ.

إذا كنت تريد نشر هذا الموعد على الموقع، فما عليك سوى الانتقال إلى خيار الانتقال إلى الموقع، كما هو موضح في الصورة أدناه.

يمكنك جعل حالة عدم النشر في الصفحة كما تم نشرها في المساحة المحددة في الصورة أدناه.

عند الانتهاء من نشر المواعيد عبر الإنترنت، سيتم تزويدك بخيار المشاركة.

يساعدك خيار المشاركة على مشاركة رابط الموعد عبر الإنترنت الذي قمت بإنشائه مع الآخرين في الشركة.

كما هو موضح في الصورة، يمكن نسخ الرابط المقدم وإرساله للآخرين.

إعدادات

تحت خيار التكوين في وحدة التقويم، ستحصل على خيار التذكيرات، الذي يساعدك في ضبط التنبيهات للمواعيد، والتي يمكن أن تكون متاحة عبر الإنترنت أيضًا.

يساعدك هذا الخيار الموجود ضمن وحدة التقويم في تذكيرك بالمواعيد التي ستبدأ. يمكن عمل أكثر من تذكير لمساعدة الموظفين على تجنب نسيان موعد معين. كما هو موضح في لقطة الشاشة أعلاه، ستحصل على تنبيهات التقويم من خيار التذكيرات في قائمة التكوين. في الصفحة، لديك جميع التنبيهات التي تم إنشاؤها لمواعيد معينة. تتضمن الصفحة المعلومات، مثل النوع والتذكير السابق وخيارات الوحدة. لعمل نوع مماثل من التذكير أو التنبيه للموعد، يمكنك فقط الانتقال إلى أيقونة الإنشاء الموجودة على الجانب الأيسر من الصفحة.

هنا، يمكنك تقديم نوع التذكير في المساحة الأولى المخصصة. يمكن أن يكون النوع بريدًا إلكترونيًا أو رسالة نصية قصيرة أو إشعارًا. لديك مساحة لتضمين قالب البريد الإلكتروني أيضًا. يساعدك الآن خيار التذكير قبل ذلك على ضبط التنبيه عند دقيقة أو ساعات أو أيام معينة قبل بدء الموعد. يمكنك أيضًا تشغيل خيار المواعيد الجديدة الافتراضي لتضمين التنبيهات في المواعيد الجديدة. الآن، انتقل إلى أيقونة الحفظ لإضافة هذا التنبيه الذي تم إنشاؤه حديثًا إلى القائمة الموجودة. لديك أيضًا خيار دعوة الموعد وخيار رابط المشاركة ضمن قائمة التكوين. ستكون جميع الروابط المشتركة للموعد متاحة ضمن صفحة الرابط المشترك.

التقارير

يساعدك خيار إعداد التقارير في وحدة التقويم على تحليل وفهم المواعيد التي يتم تحديدها ضمن هذه الوحدة. ستكون المواعيد عبر الإنترنت وجميع المواعيد الأخرى متاحة في هذه الميزة. سيتم عرض إعداد التقارير الخاصة بالمواعيد عبر الإنترنت في خيار المواعيد عبر الإنترنت ضمن خيار إعداد التقارير.

كما هو موضح في الصورة، ستحصل على التقارير في عرض رسومي ومحوري وتقويمي وقائمة. تحت العرض الرسومي، لديك مخطط خطي وشريطي ودائري. تحت خيار القياسات، لديك خيار العد والمدة، والذي يمكن تحديده وفقًا لاحتياجاتنا. يمكن أيضًا رؤية التقارير على أساس يومي أو أسبوعي أو سنوي.

حتى الآن، تناولنا استخدامات مختلفة لوحدة التقويم في برنامج OTX ERP وميزاتها المميزة فيه. ومن المؤكد أن الوحدة ستكون ذات فائدة كبيرة في إدارة والتحكم في المواعيد التي يمكن أن تكون عبر الإنترنت أيضًا. ستحصل أيضًا على تقارير عن تلك المواعيد، مما يساعد في تحليل المواعيد المخصصة في أيام معينة.