فواتير العملاء

تتوفر عدة طرق في OTX تعمل على أتمتة إنشاء فواتير العملاء اعتمادًا على العملية التي تقوم بها والوحدة التي تستخدمها. أثناء مناقشة وحدة المبيعات، ذكرنا إدارة الفواتير. بمجرد تأكيد أمر المبيعات، ستحصل على مسودة فاتورة عميل في OTX. ما عليك سوى التحقق من صحة مسودات الفواتير وإرسالها إلى العملاء المعنيين. سيتم تسجيل جميع هذه الفواتير الآلية وإدارتها في منصة الفواتير المتوفرة ضمن قائمة العميل في وحدة المحاسبة. ستتيح لك هذه المنصة إنشاء الفواتير يدويًا أيضًا.

تظهر أدناه قائمة الفواتير المسجلة في وحدة المحاسبة. يوفر عرض القائمة تفاصيل الرقم والعميل وتاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق والأنشطة والإعفاء الضريبي والإجمالي والإجمالي بالعملة وحالة الدفع والحالة. من الممكن توسيع عرض القائمة عن طريق إضافة تفاصيل إضافية تتعلق بفواتير العميل. يمكن القيام بذلك باستخدام الرمز الصغير الموجود بجوار حقل الحالة كما هو موضح في الصورة أدناه.

من هذه القائمة، يمكنك تمكين أو تعطيل الحقول المطلوبة لعرض القائمة لفاتورة العميل. وهي تتضمن تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق والمستند المصدر والمرجع ومندوب المبيعات وفريق المبيعات والأنشطة والشركة والضريبة المستثناة والضريبة والإجمالي والإجمالي بالعملة والمبلغ المستحق وعملة الفاتورة والمطلوب التحقق منه وحالة الدفع والفاتورة الإلكترونية والحالة.

باستخدام المرشحات الافتراضية، يمكنك تصفية الفواتير استنادًا إلى فواتيري، والمسودة، والمرسلة، والملغاة، والمطلوبة للفحص، وغير المدفوعة، والمدفوعة، والمستحقة، وتاريخ الفاتورة، وتاريخ الاستحقاق. يُسمح لك بإنشاء مرشحات مخصصة للفواتير باستخدام الزر إضافة مرشح مخصص.

في خيار التجميع حسب، يمكنك تجميع الفواتير المتاحة وفقًا لمندوب المبيعات والحالة وفريق المبيعات وحالة الفوترة الإلكترونية وطريقة الدفع المفضلة وتاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق والمرجع. يساعدك الزر إضافة مجموعة مخصصة في إنشاء خيارات مجموعة مخصصة.

تُظهر لقطة الشاشة أعلاه عرض كانبان لمنصة الفاتورة. يمكنك استخدام الزر تحميل لتحميل فاتورة إلى قاعدة البيانات. لإنشاء فاتورة يدويًا، يمكنك النقر فوق الزر إنشاء الذي يوجهك إلى نافذة إنشاء الفاتورة كما هو موضح أدناه.

هنا، سنقوم بإنشاء مسودة فاتورة. يمكنك ذكر معرف العميل في حقل العميل وعنوان التسليم الحالي الخاص به في حقل عنوان التسليم. حدد تاريخ الفاتورة واذكر مرجع الدفع لتعيينه على عناصر اليومية في الحقول ذات الصلة. بمجرد ذكر معرف العميل في الحقل المقابل، ستظهر مدة الدفع ذات الصلة تلقائيًا على الفاتورة بناءً على التكوين. بخلاف ذلك، يمكنك تعيين تاريخ الاستحقاق للفاتورة التي يجب أن يدفع العميل الفاتورة خلالها. حدد يومية مناسبة للفاتورة.

تعرض شاشة الفاتورة ثلاث علامات تبويب إضافية مثل سطر الفاتورة، وعنصر اليومية، ومعلومات أخرى لاستكمالها. ضمن علامة التبويب أسطر الفاتورة، يمكنك ذكر قائمة المنتجات واحدًا تلو الآخر باستخدام الزر إضافة سطر. وتتضمن تفاصيل المنتج، والملصق، والحساب، والتحليل، والكمية، ووحدة القياس، والسعر، والضرائب، والإجمالي الفرعي. إذا تم إنشاء الفاتورة من أمر مبيعات، فسيعرض سطر الفاتورة المنتجات الموضحة في سطر الطلب الخاص بأمر المبيعات.

استخدم الزرين إضافة قسم وإضافة ملاحظة لإضافة قسم وملاحظة إلى الفاتورة على التوالي. بعد إضافة المنتجات، يمكنك ملاحظة المبلغ غير الخاضع للضريبة والضرائب وإجمالي الفاتورة ضمن سطر الفاتورة.

استنادًا إلى المنتجات التي أضفتها في سطر الفاتورة، يمكنك رؤية عناصر اليومية المقابلة في علامة التبويب عناصر اليومية مع تفاصيل شبكات الحساب والملصق والأصل والمرجع والتحليل والخصم والائتمان والضرائب.

إذا كنت تريد حذف أي من عناصر المجلة هذه، فيمكنك استخدام أيقونة الحذف وإضافة عنصر جديد باستخدام زر إضافة سطر.

تُستخدم علامة التبويب معلومات أخرى لذكر تفاصيل الفاتورة والمحاسبة والتسويق الخاصة بها. ضمن حقل الفاتورة، يمكنك إضافة مرجع العميل. ويمكن تخصيص هذه الفاتورة لمندوب مبيعات وفريق مبيعات معينين من خلال ذكر معرفيهما في المساحات المحددة. ويمكن تحديد رقم الحساب المصرفي الذي سيتم دفع الفاتورة إليه في حقل البنك المستلم. إذا كان لديك أي مُحيل لهذه البيعة، فيمكنك ذكر معرفه في حقل المُحيل.

استخدم حقل التسويق لتحديد الحملة والوسيلة والمصدر لهذه الفاتورة. يمكن ذكر معرف شركتك في حقل الشركة المتوفر في قسم المحاسبة. حدد شروط التجارة الدولية المستخدمة للمعاملات الدولية، والموقف المالي لتكييف الضرائب والحسابات لعملاء معينين أو أوامر/فواتير مبيعات، ودولة التجارة الداخلية (دولة الوصول)، وتجزئة عدم القابلية للتغيير في الحقول ذات الصلة. يمكنك نشر هذا الإدخال تلقائيًا عن طريق تحديد الفترة من حقل النشر التلقائي. سيتم نشر هذه الحركة المتكررة حتى تاريخ معين ويمكنك تعيين هذا التاريخ في حقل النشر التلقائي حتى. إذا كنت تريد القيام بذلك يدويًا، فيمكنك تحديد خيار لا من حقل النشر التلقائي.

إذا لم تكن متأكدًا من التفاصيل المذكورة في الفاتورة وقت إنشائها، فيمكنك تنشيط حقل التحقق. يشير تمكين هذا الحقل إلى ضرورة التحقق من النقل مرة أخرى.

الآن، أصبحت مسودة الفاتورة جاهزة. لتأكيد هذه الفاتورة، انقر على زر تأكيد الذي سيغير حالة الفاتورة من مسودة إلى منشورة

تُظهر لقطة الشاشة مثالاً لفاتورة مؤكدة. يمكنك إعادة تعيين فاتورة مؤكدة إلى مسودة باستخدام الزر إعادة التعيين إلى مسودة. إذا كنت تريد الحصول على معاينة للعميل للفاتورة، فاستخدم الزر معاينة.

هذه هي معاينة العميل للفاتورة من بوابة العميل حيث يمكن للعميل التحقق من الفاتورة ودفع المبلغ باستخدام طريقة الدفع المناسبة. سيحصل العميل على خيارات لتنزيل الفاتورة وطباعتها وإرسال رسالة إلى مندوب المبيعات المعني.

باستخدام زر إرسال وطباعة، يمكنك إرسال الفاتورة إلى العميل عبر البريد. سيتم إنشاء بريد إلكتروني تلقائي كما هو موضح أدناه حيث يمكنك إضافة قائمة المستلمين وتغيير الموضوع وفقًا لمتطلباتك.

سيتم إضافة الفاتورة إلى البريد كمرفق ويمكنك النقر فوق الزر إرسال. بمجرد حصول العميل على هذا البريد، يمكنه التحقق من التفاصيل ودفع الفاتورة. بعد إكمال إجراءات الدفع، يمكنك تسجيل دفعه باستخدام الزر تسجيل الدفع. يقوم OTX بإنشاء نافذة منبثقة لتأكيد تفاصيل تسجيل الدفع.

ستظهر النافذة اليومية وطريقة الدفع وحساب المستفيد المصرفي والمبلغ وتاريخ الدفع والمذكرة كما هو موضح في الصورة أعلاه. يمكنك إجراء تغييرات على التفاصيل المتاحة إذا لزم الأمر. الآن، انقر فوق الزر إنشاء دفعة. يمكن إكمال تسجيل الدفع بهذه الخطوة. بمجرد قيام العميل بدفع الفاتورة، يمكن ملاحظة حالة الفاتورة على أنها مدفوعة.

في حالة وجود أي أخطاء في الفاتورة أو تسليم خاطئ للمنتجات أو تلف البضائع أو رفض الخدمة، يمكنك إرسال مذكرة ائتمان إلى عميلك. ويمكن القيام بذلك باستخدام زر إضافة مذكرة ائتمان.

بمجرد النقر على هذا الزر، سيظهر معالج جديد لتحديد مذكرة الائتمان.

يمكنك ذكر سبب إنشاء مذكرة الائتمان هذه في حقل السبب. ويمكن تعيين تاريخ الإلغاء كتاريخ محدد أو تاريخ القيد في دفتر اليومية. ويمكن تحديد القيد في دفتر اليومية المستخدم لتسجيل مذكرة الائتمان في حقل استخدام دفتر يومية محدد. وسيتوفر تاريخ الاسترداد على الشاشة ويمكنك النقر فوق الزر الإلغاء لإلغاء الدفع.

 يقودك OTX إلى نافذة جديدة حيث يمكنك ملاحظة مسودة مذكرة ائتمان العميل.

يمكنك النقر على زر تأكيد لتأكيد مذكرة الائتمان الخاصة بالعميل. ويمكن بعد ذلك تسجيل الدفع باستخدام زر تسجيل الدفع.

في OTX، تُستخدم مذكرات الخصم لإنشاء الفواتير. من خلال إنشاء مذكرات الخصم، ستقوم OTX تلقائيًا بإلغاء الفاتورة المعنية.

لتوليد مذكرة خصم، يمكنك النقر فوق الزر إضافة مذكرة خصم.

في المعالج الجديد، حدد السبب وتاريخ إشعار الخصم وسطور النسخ واستخدام دفتر يومية محدد لإضافة إشعار الخصم. انقر فوق الزر إنشاء إشعار خصم. يمكنك ملاحظة إشعارات الخصم التي تم إنشاؤها على الفاتورة باستخدام الزر الذكي المتوفر في النافذة.

هذه هي الطريقة التي تدير بها OTX فواتير العملاء في وحدة المحاسبة. بعد ذلك، دعنا ننتقل إلى منصة مذكرة الائتمان المتوفرة في الوحدة.