إدارة المشاريع

ستكون إدارة وإكمال المهام المدرجة في المشروع مرهقة إذا لم يتم تنظيمها بطريقة منهجية. تتبنى كل شركة نظام إدارة مناسب لتبسيط التحكم في المهام المتعلقة بمشاريع الشركة المعنية. عندما نتحدث عن إدارة المشاريع، فإنها تشمل التخطيط وإنشاء المهام وتعيين الموظفين المسؤولين وتسجيل جداول العمل وإكمال المعالم وإصدار فواتير المشاريع المكتملة. ماذا لو كان لدينا حل شامل للإدارة الفعالة لجميع مشاريع الشركة؟ ستساعدك أحدث نسخة من OTX في إدارة المشاريع بطريقة منظمة. يمكن استخدام وحدة المشروع لإنشاء المشاريع وتسجيلها. سيتم تنفيذ إدارة المشاريع بطريقة منهجية لأنه يمكن للمستخدم تقسيم المشروع إلى عدة مهام ومعالم. من الممكن تعيين كل مهمة في مراحل مختلفة من أجل فهم تقدم المشروع الرئيسي.

 سيقودك OTX إلى لوحة المعلومات الرئيسية لوحدة المشروع عندما تنقر فوق وحدة المشروع. يظهر عرض كانبان للوحة معلومات المشروع أدناه.

يمكنك مراقبة المشاريع التي تم تكوينها بالفعل من عرض كانبان. يعرض كل مشروع التاريخ المجدول، والشريك، وتقييم العميل، وعدد المهام المضمنة، والمعالم، والساعات المتبقية لإكمال العمل. يمكن رؤية حالة كل مشروع بألوان مختلفة، ويشير كل لون إلى معنى مختلف، مثل "معرض للخطر"، و"خارج المسار"، و"قيد الانتظار"، و"على المسار". يمكنك استخدام أيقونة النجمة لإضافة المشروع إلى قائمة المفضلة لديك.

عندما تضغط على أيقونة الساعة الصغيرة، سوف تتمكن من الحصول على نافذة منبثقة لجدولة الأنشطة المختلفة للمشروع المعني.

ستوفر النقاط الثلاث الصغيرة المتوفرة في الزاوية اليمنى العليا لكل مشروع خيارات لعرض المهام والمراحل الرئيسية وجداول العمل والمستندات والتخطيط وتحديثات المشروع. يمكن أيضًا استخدام هذه القائمة للحصول على تقارير تحليل المهام ومخطط الاحتراق وتحليل جداول العمل والتخطيط وتقييمات العملاء.

إذا كنت تريد إنشاء مشروع جديد، يمكنك النقر فوق الزر جديد، وستظهر نافذة منبثقة كما هو موضح أدناه.

في المساحة المحددة، أدخل اسم المشروع. قم بتنشيط حقل الفواتير إذا كنت تريد إرسال فاتورة لهذا المشروع إلى العملاء. يمكنك تسجيل الوقت المستغرق في المهام ضمن هذا المشروع من خلال تنشيط حقل جداول العمل. من الممكن التخطيط لمواردك في مهام المشروع من خلال تنشيط زر التخطيط. أخيرًا، يمكنك النقر فوق زر إنشاء مشروع الذي سينشئ مشروعًا جديدًا وسيقودك إلى نافذة جديدة حيث يمكنك إضافة مهام إلى هذا المشروع.

قبل إنشاء المهام للمشروع، يمكنك تحديد مراحل المهام. للقيام بذلك، يمكنك ذكر اسم المرحلة في المساحة المخصصة والنقر على زر إضافة.

بهذه الطريقة، يمكنك تعيين مراحل جديدة للمهام.

ستوفر أيقونة الإعدادات الصغيرة المتوفرة بجوار عنوان المرحلة خيارات للطي، وتحرير المرحلة، والحذف، وأرشفة الكل، وإلغاء أرشفة الكل.

يمكنك استخدام الرمز + لإضافة مهام جديدة بسرعة ضمن مرحلة معينة. تحتاج إلى ذكر عنوان المهمة والمكلفين بها في الحقول المخصصة. لإضافة المزيد من التفاصيل، يمكنك النقر فوق الزر تحرير.

سيتوفر اسم المهمة والمشروع والمكلفين هنا. يمكنك ذكر Milestone في الحقل المحدد، مما سيساعد في تقديم خدماتك تلقائيًا عند الوصول إلى معلم من خلال ربطه بعنصر طلب مبيعات. اذكر Customer وSales Order Item من أجل إصدار فاتورة بالوقت المستغرق في المشروع للعميل المعني. حدد موعدًا نهائيًا للمشروع وأضف التسميات المناسبة. هنا، ستحصل على خيار جديد يسمى Add a Property في  OTX  16. باستخدام هذه الميزة، يمكنك إضافة حقول جديدة إلى عرض النموذج.

هنا، يمكنك إضافة عنوان للحقل الجديد وتعيين نوع الحقل. ستساعدك هذه الميزة على توسيع عرض النموذج الخاص بالمهمة.

تحت علامة التبويب "الوصف"، يمكنك إضافة وصف تفصيلي للمهمة. إذا كنت تريد تتبع الوقت المستغرق في مشروع أو مهمة، يمكنك تنشيط خيار جدول العمل من قائمة الإعدادات في الوحدة.

بعد تفعيل هذا الخيار، ستحصل على علامة التبويب جدول العمل في عرض النموذج الخاص بالمهمة بشكل افتراضي.

يمكن ذكر الساعات المخطط لها في حقل الساعات المخصصة. يمكنك تسجيل الوقت الذي عمل فيه الموظفون يدويًا باستخدام زر إضافة سطر. بناءً على إجمالي الساعات التي قضوها في المهمة، ستحصل على تقدم المهمة ضمن علامة التبويب هذه.

من الممكن تقسيم مهامك إلى مراحل فرعية لتنظيم المشروع بسلاسة. انتقل إلى قائمة الإعدادات لتنشيط ميزة المهام الفرعية.

سيؤدي تفعيل هذه الميزة إلى مساعدتك في إنشاء مهام فرعية.

تحت علامة التبويب المهام الفرعية، يمكنك إضافتها واحدة تلو الأخرى باستخدام زر إضافة سطر. تتضمن التفاصيل العنوان والمكلفين والموعد النهائي والمرحلة. بمجرد إضافة مهمة فرعية، ستحصل على زر عرض المهمة في علامة التبويب هذه للحصول على عرض تفصيلي للمهمة الفرعية.

قد تحتوي بعض المشاريع على مهام مختلفة يجب تنفيذها. في مثل هذه الحالات، من الضروري تحديد ترتيب المهام. انتقل إلى قائمة الإعدادات، حيث يمكنك العثور على ميزة تبعيات المهام.

ستساعدك هذه الميزة في تحديد ترتيب المهام المطلوب تنفيذها. عند تنشيط هذه الميزة، ستحصل على علامة تبويب جديدة تسمى محظورة بواسطة في عرض النموذج الخاص بالمهمة.

إذا كنت تريد تنفيذ هذه المهمة قبل المهمة الأخرى، يمكنك حظر المهمة الأخرى عن طريق الإضافة باستخدام زر إضافة سطر.

لتكرار المهمة على فترات منتظمة، يمكنك تنشيط خيار متكرر وذكر الفترة في الحقل المحدد. بناءً على الفترة المحددة، ستحصل على مخطط تحت هذه علامة التبويب يوضح التواريخ لأداء هذه المهمة.

يمكن استخدام علامة التبويب "معلومات إضافية" للإشارة إلى المهمة الأصلية والحساب التحليلي والشركة والتسلسل ونسخة البريد الإلكتروني وصورة الغلاف. سيكون تاريخ التعيين وتحديث المرحلة الأخيرة متاحين في الحقول ذات الصلة. هذه هي الطريقة التي نضيف بها المهام إلى مشروع جديد.

بمجرد الانتهاء من تكوين المهمة، ستتمكن من الحصول على بعض الأزرار الذكية على النافذة، كما هو موضح في الصورة أدناه.

ستعرض هذه الأزرار الذكية المهام الفرعية والمستندات المتعلقة بالمهمة الحالية. هنا، ستحصل على زر ابدأ والذي يمكن استخدامه لتسجيل الوقت الذي أمضيته في هذه المهمة المعينة. بمجرد النقر فوق هذا الزر، سيبدأ OTX في تسجيل الوقت.

You will get the Pause and Stop الأزرار لتنفيذ الإجراءات المعنية. بعد إكمال المهمة، يمكنك النقر فوق الزر "إيقاف". سيؤدي هذا إلى فتح نافذة منبثقة لتأكيد الوقت المسجل.

ستكون الساعات المستغرقة متاحة في النافذة المنبثقة ويمكنك إضافة وصف لنشاطك في المساحة المحددة. ثم انقر فوق الزر حفظ.

الآن، من الممكن ملاحظة الوقت المسجل ضمن علامة التبويب جداول العمل في عرض النموذج.

يمكنك مراقبة التقدم والساعات المتبقية للمهمة في هذه علامة التبويب.

ستقوم قائمة مهامي المتوفرة في وحدة المشروع بتسجيل وتتبع جميع المهام المعينة لك. يمكنك إدارة هذه المهام في طرق عرض كانبان، والقائمة، ومخطط جانت، والتقويم، والنشاط، والخريطة، والمحور، والرسم البياني، والنشاط.